Comment ça marche

1.1 Les informations obligatoires

En plus des champs obligatoires pour la création de l’événement, vous devez avoir complété les informations relatives à votre compte : tout événement doit être proposé par un organisateur identifié.

1.2 Choisir un univers et une activité

Choisissez un ou plusieurs univers associés à votre événement parmi les suivants : travail, sport, art ou vie sociale.

Choisissez l’activité correspondante parmi la liste proposée.

L’univers et l’activité permettent de classer et de trouver votre événement sur notre moteur de recherche.

1.3 Le formulaire standard d’inscription

Par défaut, les informations standards à renseigner dans le formulaire d’inscription seront : le nom, le prénom, la date de naissance, un e-mail, une adresse postale, un numéro de téléphone fixe et portable.

Si vous souhaitez soumettre les inscriptions à une ou plusieurs conditions ou bien, personnaliser le formulaire d’inscription, il vous faut créer au moins une catégorie.

2.1 Créer une ou plusieurs catégories

Si votre événement comporte plusieurs offres de tarifs (ex. : tarif normal ou tarif réduit) ou se décompose en plusieurs niveaux, sessions ou sous-événements, vous pouvez créer une ou plusieurs catégories (exemples : débutants ou confirmés, semaine 49 ou semaine 50, colloque du matin ou colloque de l’après-midi, courses à pied pour enfants le samedi et courses à pied pour adultes le dimanche…etc).

Chaque catégorie peut être conditionnée en fonction de critères multiples : inscription individuelle ou en équipe, licence obligatoire, âge minimum ou maximum, restriction liée au sexe.

Vous pouvez préciser un tarif et éventuellement un tarif réduit pour inscription anticipée, un nombre de places maximum et des dates de début et de fin différentes de celles de l’événement.

2.2 Personnaliser les formulaires d’inscription de vos catégories

Un seul formulaire peut être utilisé pour toutes les catégories ou à l’inverse, chaque catégorie peut avoir un formulaire d’inscription propre en fonction de ses spécificités.

Les champs standards d’un formulaire sont : le nom, le prénom, la date de naissance, l’adresse mail, l’adresse postale, les numéros de téléphone fixe et portable.

Vous pouvez personnaliser votre formulaire en ajoutant des champs supplémentaires : ces champs peuvent être des champs textes, des listes déroulantes, des champs date, etc…

Notamment, vous pouvez demander à ce que l’internaute joigne un ou plusieurs documents lors de son inscription.

Tous ces champs peuvent être facultatifs ou obligatoires. Il suffit d’actionner le bouton poussoir.

2.3 Dupliquer vos formulaires

Pour simplifier la création des catégories, vous pouvez dupliquer un formulaire d’inscription d’une catégorie à une autre catégorie.

3.1 Date d’ouverture et de clôture des inscriptions

Par défaut les inscriptions sont ouvertes dès la publication de l’événement et se clôturent à la fin de l’événement.

Vous pouvez modifier ces dates dans les paramètres de l’événement.

3.2 Votre événement est-il grand public ou privé ?

Par défaut, l’option « événement public » est activée. Cela signifie que votre événement est ouvert à tout internaute désirant s’y inscrire.

Dans ce cas, l’événement est visible sur n’importe quel moteur de recherche (Google, Yahoo, Bing…) ainsi que sur celui de Vite Inscrit.

Si votre événement est privé, il vous suffit de décocher l’option et d’envoyer l’URL de l’événement aux personnes que vous souhaitez inviter. Grâce à l’envoi de l’URL, elles seules auront connaissance de l’événement et pourront s’y inscrire.

3.3 L’accès à la liste des participants

Par défaut, l’accès à la liste des participants à votre événement est autorisé. Toute personne peut y avoir accès à partir de la page de votre événement.

Toutefois, vous pouvez décider de rendre confidentielle la liste des participants en désactivant cette option dans les paramètres de l’événement.

3.4 Les options de paiement

En fonction de vos besoins, vous pouvez préciser si le paiement en ligne est obligatoire ou non, si vous acceptez des bons de réduction (ex : chèques vacances, coupons sport, promotions…) ou si la commission de Vite Inscrit doit être incluse dans votre prix de vente ou non.

Vous pouvez également gérer les modalités de paiement en exigeant qu’il soit au comptant ou modulé (paiement au trimestre ou sur plusieurs mois).

3.5 Documents à télécharger

Si vous souhaitez mettre à disposition des internautes des modèles de documents à consulter, à compléter et/ou signer (certificat médical, conditions d’assurance, autorisation parentale…), vous avez la possibilité de télécharger ces documents à partir de votre ordinateur ou de votre espace « Documents » sur votre compte Viteinscrit.com.

Ces documents se retrouvent alors dans la zone « description » de la page de présentation de votre événement.

3.6 Documents soumis à acceptation

Si vous souhaitez soumettre chaque inscription à acceptation préalable d’un ou plusieurs documents (tels que vos Conditions Générales), il vous suffit de télécharger ces documents pour qu’ils soient consultables et obligatoirement validés par l’internaute avant finalisation de son inscription.

4.1 Qu’est-ce que la publication ?

Dès publication de votre événement, vous pouvez enregistrez vos premières inscriptions et récolter les paiements Internet réalisés par carte bancaire.

En fonction du paramétrage de l’événement, cette publication peut être grand public ou privée.

4.2 Comment modifier un événement déjà publié ?

Dans « mes événements », accédez à la fiche de votre événement.

Si vous n’avez aucun participant à votre événement, cliquer sur « dépublier » : votre événement reprend le statut « brouillon », et vous pouvez modifier son paramétrage.

Si vous avez déjà validé l’inscription d’au moins un participant à votre événement, cliquer sur « annuler ». Vous devez alors créer un nouvel événement.

5.1 Dès la création de votre événement

A la fin de la procédure de création de votre événement, invitez par mail les personnes susceptibles d’être intéressées.

Dans la boîte de dialogue, saisissez directement les adresses mails ou faites un copier/coller et cliquer sur envoyer.

5.2 A tout moment après la création de votre événement

Dans « Paramètres », copiez l’adresse URL qui figure sur la page et envoyez-la directement par mail aux personnes que vous souhaitez inviter.

6.1 Mettez un lien hypertexte sur votre site web

Si vous avez un site Internet, copiez le lien hypertexte (exemple d’adresse URL : https://www.viteinscrit.com/operation/70-événement/?=677003868983755) qui figure sur la page de détails de votre événement et insérez-le sur votre site web.

En cliquant sur le lien ou l’élément de votre site contenant le lien hypertexte (bouton, image ou mot clé), les internautes seront alors directement redirigés vers la page d’inscription à l’événement.

6.2 Adressez directement l’URL de l’événement aux intéressés

Si vous avez invité par mail les personnes susceptibles d’être intéressées, elles n’auront qu’à cliquer sur le lien pour être directement redirigées vers la page d’inscription à votre événement.

6.3 Sur les moteurs de recherche pour les événements publics

Si l’option « événement public » est activée dans le paramétrage de votre événement, il sera visible depuis n’importe quel moteur de recherche (Google, Yahoo, Bing…).

En effet, lors de la création de chaque événement public, Viteinscrit.com génère une adresse URL conforme aux standard de référencement demandés par les moteurs de recherches ce qui facilite la recherche de votre événement par mots clés.

Dès lors, tout internaute pourra le trouver sur la toile et s’y inscrire.

6.4 En étant invité à s’inscrire par un autre internaute

Sur la page de l’événement, un bouton « inviter » permet à chaque internaute d’envoyer la page de l’événement à ses contacts.

7.1 E-mail de suivi des inscriptions

Après l’enregistrement de chaque inscription, un e-mail est automatiquement adressé à la personne qui vient de s’inscrire.

Par défaut, l’organisateur est mis en copie de chaque e-mail. Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver cette option dans le paramétrage de votre événement en supprimant votre adresse mail.

Vous pouvez aussi mettre d’autres personnes comme destinataire de ce mail en y ajoutant leurs adresses mail.

7.2 La liste des participants : validez les inscriptions

Dans « Mes événements », accédez à la liste des participants. Vous pouvez trier les participants par catégorie, par nom ou par statut… en cliquant sur l’en-tête de colonne du tableau.

En cliquant sur une ligne, vous pouvez consulter chaque fiche d’inscription. Il ne vous reste plus qu’à valider ou refuser chaque inscription. Un e-mail sera envoyé automatiquement au participant.

Si vous avez conditionné l’inscription à la remise de documents, vous pouvez les consulter puis les valider ou les refuser.

Toutes les informations figurant dans les fiches d’inscription des participants peuvent être exportées sur excel.

7.3 E-mail de validation des inscriptions

Dès que vous validez ou refusez une candidature, un e-mail est automatiquement adressé à la personne concernée.

Par défaut, l’organisateur est mis en copie de chaque e-mail. Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver cette option dans le paramétrage de votre événement.

Vous pouvez aussi mettre d’autres personnes comme destinataire de ce mail en y ajoutant leurs adresses mails

8.1 Créer votre compte

Pour utiliser la plateforme Viteinscrit.com (pour valider la création de votre premier événement ou vous inscrire à un événement), il vous suffit de renseigner votre adresse mail et un mot de passe pour créer votre compte.

8.2 Utilisation du compte : organisateur et/ou participant

Avec votre compte Viteinscrit.com, vous pouvez être à la fois organisateur et participant.

Chaque compte peut servir à créer des événements (vous avez alors la qualité d’organisateur) mais aussi à participer à des événements (vous êtes alors simple participant).

8.3 Mot de passe oublié

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous avez la possibilité de faire une demande de réinitialisation. Pour cela, cliquez sur « se connecter » et ensuite sur « Mot de passe oublié ? Cliquez ici »

8.4 Documents

Depuis votre espace « Documents », vous pouvez télécharger et stocker tous les documents dont vous avez besoin.

S’il vous est demandé à l’occasion d’une inscription à un événement de fournir un document, vous pouvez choisir parmi les documents déjà stockés dans votre compte ou en télécharger un nouveau depuis votre ordinateur.

Tous les documents téléchargés depuis votre ordinateur seront automatiquement stockés pour pouvoir être réutilisés.

8.5 Suppression de mon compte

Si vous souhaitez supprimer votre compte, vous pouvez nous en faire la demande par mail à contact@viteinscrit.com. Votre compte sera supprimé dans les meilleurs délais.

9.1 Les comptes délégués

Si vous souhaitez inscrire des amis, des collègues ou des coéquipiers ayant déjà créés leurs comptes sur Viteinscrit.com, vous pouvez leur faire une demande de délégation.

Pour cela, il vous suffit d’aller dans « multi-comptes », de saisir leurs adresses mails et de leur envoyer une demande.

A l’inverse, vous pouvez donner délégation de votre compte à toute personne qui vous en fera la demande. Elle pourra alors vous inscrire à n’importe quel événement.

A tout moment, vous pouvez supprimer un compte délégué ou une autorisation de délégation que vous auriez accordée.

9.2 Les comptes rattachés

Si vous voulez gérer des personnes qui n’ont pas de compte viteinscrit (vos enfants, votre conjoint, des collègues…), vous pouvez ajouter des comptes rattachés.

Toutes leurs coordonnées seront enregistrées et pré-remplies lorsque vous les inscrirez à des événements.